Projekt att göra rätt saker i stället för att göra saker rätt vid hälsocentralen Mitt Hjärta i Bollnäs - planen för processarbetet antagen våren 2008

Inledning

Projektet ”göra saker rätt” startar med läkargruppen och genomlyser verksamheten vad gäller arbetsmetoder, målsättning, kund/patient nytta, organisation, roller, kvalité. Projektarbete pågår parallellt med andra grupper.

Utdrag ur årsredovisning 2007 

Det har varit stora svårigheter att rekrytera stadigvarande läkare både till sjukhuset och till primärvården med följden att Bollnäs befolkning har känt otrygghet i relation till sjukvården under många år. Vid vårt övertagande av Bollnäs HC var 4 059 personer listade i ett befolknings-underlag på 18 184 personer. Vi har satt som ett viktigt mål att vända den allmänna negativa trenden och återskapa en trygghet för våra patienter i relation till sjukvården. I skrivande stund är listningen strax under 10 000 personer, dvs fler än hälften av befolkningen har valt familjeläkare. Arbetet fortskrider.

Målsättningen har varit att frigöra tid för kliniskt verksam vårdpersonal i alla kategorier för patientrelaterat arbete. Den operativa verksamheten benämner vi ”Mötet med patienten” som är en självständig och rent patientorienterad verksamhet. Denna enhet har en ledningsgrupp och en enhetschef underställd VD som tillika är verksamhetschef. Familjeläkarnas inflytande är säkerställd genom representant i ”Mötet med Patienten” och en av familjeläkarna är Medicinsk chef och sitter i Hälsocentralens ledningsgrupp tillsammans med enhetscheferna för Mötet med patienten, försörjningsorganisationen (ekonomi, administration) och Rehab & Friskus som organiserar sjukgymnaster, arbetsterapeut, dietist och rehabassistent/personlig tränare/massör.

Vi vill betona teamarbetet runt patienten. Teamarbete innebär att flera kompetenser sammanförs och bidrar till den insats vi gör för patienten. Team utvecklas inom olika områden som rör olika och sjukdoms- och hälsoproblem. Vi kommer nu att mera tydligt arbeta med specialinriktade mottagningar där både läkare och andra medarbetare har ansvar för kroniska sjukdomar som t ex högt blodtryck, diabetes, astma/KOL, demens, psykosocial problematik etc. Varje område skall utveckla ett eget lokalt anpassat vårdprogram i överensstämmelse med nationella och internationella riktlinjer. Dokumentation kring detta skall samlas och göras tillgängligt i det vardagliga arbetet i vårt KIV-system. Nya arbetsmetoder är på gång att utvecklas för att vi skall kunna identifiera och nå patienter med hög risk för insjuknande och död.

Organisationsutvecklingen har även handlat om att finna en bra logistik och omhändertagande vid den öppna mottagningen, i kassan och i telefon och det fortgår ett arbete på dessa områden.

Vi har arbetat en del med olika enkäter till patienter för att få in synpunkter i detta förändringsarbete.

Åtgärdsplan 2008-05-11

Målbeskrivning

Huvudmål

Fortsätta arbetet med att skapa en hälsocentral som är ledande i Sverige vad gäller patientnöjdhet, kvalité, arbetsmiljö, lönsamhet.

Delmål

Prio 1.

a.     Skapa 3 avgränsade mindre team som nyttjar en stor hälsocentrals fördelar. Teamen skapas utifrån geografiska områden. 

b.     Arbetslunch för läkare tisdagar kl 12.15-13.00

c.     Skapa en infektionsmottagning.

Prio 2.

d.      Skapa specialist mottagningar för olika patientgrupper.

e.      Internutbildning  data, adm, IT-kommunikation, Prof Doc.

Prio 3.

f.         Akut mottagning beroende på jourens framtid.

Projektbeställare är  VD

Beslutsfattare är       VD och ledningsgrupp

Projektorganisation 

Förslagsvis 3 geografiska team:

Arbetsgrupp bestående av Erik Sundholm, Elisabeth Winsjansen, DSK, Uska, Eskil Hammarström, Åsa Östlund, Sekr.

B-O Staffas resurs och sammankallande. Elisabeth Winsjansen ansvarig för processen. Start våren -08. Drift oktober -08.

Specialistmottagningar

Hur lägger vi upp en blodtrycksmottagning?

Målgrupp? Vårdprogram så här behandlar vi hypertoni, riktlinjer etc. Vem gör vad? Yrkeskompetens? Målsättning med mottagningen.

Arbetsgrupp bestående av ansvarig läkare Per Foberg, DSK Karin Nylander. Utvecklingsarbete sker med hjälp av MKU. Start maj -08

Hur lägger vi upp en Astma KOL mottagning?

Målgrupp? Vårdprogram så här behandlar vi astma-KOL, riktlinjer etc. Vem gör vad? Yrkeskompetens? Målsättning med mottagningen.

Arbetsgrupp bestående av ansvarig läkare Erik Söderström, Hirs Koyi, Carina Rammelt, Eskil Hammarström. Möte inplanerat den 24 april inom ramen för MKU. Start april -08. Hälsovecka inplanerad vecka 37.

Hur lägger vi upp behandling av problem från rörelseorganen?

Målgrupp? Vårdprogram så här behandlar problem från rörelseorganen, riktlinjer etc. Vem gör vad? Yrkeskompetens? Målsättning med mottagning.

Arbetsgrupp bestående av ansvarig läkare Jan Lundagårds, processansvarig Kent Nordlöf som utser fler till arbetsgruppen. Utvecklingsarbetet sker inom ramen för REHAB&FRISKUS med resurser från MKU samt hälsokoordinator Peter Olsson . Målsättning med hälsokoordinatorns arbete är bland annat att minska sjukskrivningar, främja samarbete mellan olika aktörer, öka service gentemot patient, underlätta för läkaren i sjukskrivningsprocessen. REHAB & FRISKUS ansvarar för förebyggande verksamhet för äldre vid Vågen Hälsan i centrala Bollnäs. Sammankallande för gruppen Kent Nordlöf.

Hur förbättrar vi diabetesmottagningen?

Målgrupp? Vårdprogram så här behandlar diabetes, riktlinjer etc. Vem gör vad? Yrkeskompetens? Målsättning med mottagningen.

Arbetsgrupp bestående av ansvarig läkare Ulf Sundström, diabetessjuksköterskor Helena, Birgitta. Resurser från MKU.

Hur lägger vi upp en infektionsmottagning?

Målgrupp? Vårdprogram så här behandlar vi infektioner, riktlinjer etc. Vem gör vad? Yrkeskompetens? Målsättning med mottagningen.

Arbetsgrupp ansvarig läkare Erik Sundholm, DSK,  Lab-uska, etc. Resurser från MKU. Start 5 maj -08.

Internutbildning:

Arbetsgrupp som utser fler medarbetare ex. sekr. Utbildning i Prof Doc bokas på HC. Övrigt bättre logik i journalvardagen. Aktiviteter pågår.

Akutmottagning:

Beslut tas senare och är beroende av framtida beslut inom Landstinget.

Möten: Respektive grupp ansvarar för att möten blir bokade.

Projekt dokument/rapporter/ansvar

Arbetet dokumenteras av respektive grupp och redovisas till beställaren. Eskil Hammarström och B-O Staffas rapporterar veckovis till VD om hur projekten utvecklas. Slutdokument till Ulrika Eriksson för arkivering/kvalitetssäkring.

Övergripande medicinskt ansvar har Erik Sundholm i egenskap av medicinsk chef och han tar aktiv del i arbetsgruppernas arbete och rapporterar till ledningsgruppen. Läkarlunchen på tisdagar kan vara ett bra avstämningsforum. Elisabeth Winsjansen ansvarar för implementering i organisationen.

Risker: Enligt docenterna i företagsekonomi Stefan Svenningsson och Mats Alvarsson vid Lunds universitet finns risker att projekt som detta lämpas över på olika chefer som i sin tur lämnar över ”stafettpinnen” till någon som ska implementera idéerna. Den personen ger i sin tur ”pinnen” vidare till någon annan och sedan kan det vara svårt att tolka vad som var det ursprungliga syftet. Svenningsson och Alvarssons förslag är att jobba som ett fotbollslag där alla förstår poängen och är delaktiga, på det sättet undviks missförstånd. Det är viktigt att alla är med på något sätt. Om ledningen lägger ifrån sig projektet när de gjort sin del kan det sluta med att resultatet ej blev som de tänkt sig. Övriga risker i detta arbete kan vara att fokus ligger för mycket på resursfrågor.

Möjligheter: En privat hälsocentral har alla möjligheter att bedriva en verksamhet med korta beslutsvägar, flexibilitet, delaktighet, engagemang och ansvar. Resultatet av en sådan verksamhet blir patientnöjdhet, arbetsglädje, hög kvalité, bra lönsamhet, bra arbetsmiljö.

Tidsplan:

Start fas:  April –maj 2008.  Information till personal, ledningsgrupp. Möte med chefer nyckelpersoner. Nulägesbeskrivning. Prioriterings arbete.

17 april möte med läkargruppen och chefer.

Genomförandefas:  Juni – oktober.

Avstämning på konferens Kungsholmen 17/10 2008 och därefter beslut i ledningsgruppen med fortsatt planering för ett kontinuerligt pågående processarbete till nytta för oss själva och för våra patienter.

B-O Staffas

Eskil Hammarström

2008-05-11

En process i Fagersta ang logistik och utskrift av journal

Att göra rätt saker eller göra saker rätt är skillnad.

 Mitt Hjärta arbetar kontinuerligt med att förbättra vården både i stort och smått där det är viktigt att göra rätt från början för att undvika bland annat dubbelarbete som ofta ger merarbete. Vi har infört arbetsplatsträffar varje vecka för att uppmuntra alla att komma med förslag på förbättringar som skall skapa mervärden för patienten så nu har vi ca 50 träffar per år mot tidigare ca 10 träffar vilket som alla förstår ger större möjligheter till påverkan och utveckling.

Under en kväll föregående vecka hade jag nöjet att besöka FÅRBO mekaniska som ligger i ett av Fagerstas industriområden. Verkstaden hade på kort tid gått från 4 anställda till 19 och tagit hem order från låglöneländer genom en effektiv produktion, utvecklat och förbättrat teamarbete, engagerad personal och tydliga mätbara mål. Verkstaden hade arbetat med både små och stora förändringar allt från att verktygen satt snyggt och prydligt på plats till nya maskiner samt ingen lagerhållning över huvud taget utan här gällde ”just in time”. En imponerande logistik gjorde det möjligt att inte ha varor på ”hyllorna” som ägaren uttryckte det.

 Inom sjukvården har vi idag långa väntetider och problem när vi remitterar till andra specialistkliniker. Exempelvis skriver Västmanlands läns landstingsdirektör Monica Berglund att ”det kan ta upp till 23 timmar att få vänta på provsvar. Så kan vi inte ha det ”Framtiden finns i småskalighet och flexibilitet där en engagerad personal har inflytande över sitt arbete och är delaktiga i utveckling av vård. Rätt vård ”just in time” och utan att lagren är överfulla  i långa köer. Går det? I vår vardag på Bergslagssjukhuset funderar vi dagligen på hur vi kan förbättra oss och ett tydligt exempel på att det går är den utveckling som våra sekreterare genomgått. När vi startade hade vi ett antal sekreterare som inte hann med att skriva och det kunde ta upp till 6 månader att få journaltext utskriven och tillgänglig för läkaren. Idag efter ett förbättringsarbete/utvecklingsarbete har vi diktaten från våra doktorer klara samma dag utan att vi har fler sekreterare vilket som alla förstår har höjt kvalitén betydligt för alla parter. Vi har även genomfört en förbättrad journalhantering vilket gjort det möjligt att för behörig personal se i varandras journaler mellan medicinmottagningen och familjeläkarmottagningen helt plötsligt vet höger hand vad vänster har gjort. Det här är någre exempel på Mitt Hjärtas förbättringsarbete och vi har fler åtgärder  på gång och det som är inspirerande är att förslagen kommer från experterna det vill säga vår duktiga personal.

B-O Staffas

Verksamhetschef